Gestor de transporte: requisitos, funciones y cómo incorporarlo

La empresa que necesita acreditar competencia profesional debe nombrar al menos a una persona física que reúna los requisitos aplicables y dirija de forma efectiva y permanente la actividad. El certificado acredita conocimientos; el gestor es la persona que ejerce esa función dentro de una estructura empresarial concreta.

Por ese motivo, una colaboración no debe plantearse como la mera disponibilidad de un título. Antes de formalizarla hay que determinar qué empresa se dirige, qué información podrá consultar la persona designada y cómo se documentarán sus responsabilidades.

El ROTT concreta un mínimo de tareas para acreditar esa dirección efectiva. No es una lista decorativa: sirve para comprobar que el gestor puede intervenir en la operativa y que la empresa conserva evidencias de esa participación.

• Comprobar el mantenimiento de los vehículos utilizados.
• Revisar contratos y documentos de transporte, así como la contabilidad básica vinculada a la actividad.
• Asignar cargas o servicios a conductores y vehículos dentro de la organización de la empresa.
• Verificar los procedimientos relacionados con la seguridad.

La forma de acreditar el vínculo depende de si el titular de la autorización es persona física o jurídica y de la situación del gestor. La norma española contempla supuestos concretos de alta en Seguridad Social, participación societaria y administración; no conviene asumir que cualquier contrato privado resuelve el requisito.

Revisa siempre el encaje antes de presentar una solicitud o de modificar una autorización. El expediente debe reflejar la situación real de la empresa y de la persona que ejercerá las funciones.

Una primera revisión ordenada evita confundir una necesidad formativa, administrativa o de gestión. Reúne los datos básicos antes de pedir una valoración individual.

• Actividad de transporte, ámbito y vehículos previstos o ya utilizados.
• Titular de la autorización y forma jurídica de la empresa.
• Certificado de competencia profesional disponible y situación de honorabilidad que proceda revisar.
• Vínculo propuesto, funciones, acceso a documentación y persona de contacto operativa.
• Autorizaciones existentes, comunicaciones pendientes e incidencias relevantes.

La relación entre titular y gestor no se acredita igual en todos los casos. Cuando la actividad se desarrolla como persona física hay que comprobar quién asume la dirección efectiva; en una sociedad también intervienen su estructura, la persona designada y la forma de vinculación admitida.

No utilices un modelo de contrato o un alta de otra empresa como respuesta automática. La documentación debe corresponder con el titular real, la situación del gestor y las funciones que podrá ejercer.

El trabajo no termina cuando se comunica o acepta el nombramiento. La empresa debe facilitar acceso a la información necesaria y conservar una operativa compatible con las funciones declaradas.

• Revisar periódicamente vehículos, documentación y contratos relacionados con la actividad.
• Registrar decisiones, incidencias y medidas cuando afecten a seguridad o cumplimiento.
• Actualizar la situación si cambia el vínculo, la empresa, la flota o la persona designada.
• Evitar que toda la evidencia se limite al documento inicial de nombramiento.